Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có cần đóng dấu, chữ ký ?

Hóa đơn điện tử mang đến cho doanh nghiệp & tổ chức nhiều ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, trong một số trường hợp doanh nghiệp vẫn có nhu cầu từ hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Hôm nay, VACOM sẽ thông tin đến khách hàng về Nguyên tắc chuyển đổi, điều kiện chuyển đổi. Các giá trị pháp lý và Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi.

Nguyên tắc chuyển đổi

Theo Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính có hiệu lực đến năm 2020. Về việc hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

Điều kiện chuyển đổi

Theo điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định rõ các điều kiện cần đáp ứng khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi
• Phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi

Giá trị pháp lý

Theo Điều 10 Nghị định 119/ 2018/ NĐ-CP. Thì việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải bảo đảm sự khớp. Và đúng nội dung giữa hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Như vậy, hóa đơn điện tử chuyển đổi phải có giá trị pháp lý. Để khi hóa đơn chuyển đổi đó đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc. Phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi. Được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy cần đầy đủ các thông tin sau:

• Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc. Hóa đơn nguồn cần ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”
• Có họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi
• Có thời gian thực hiện chuyển đổi.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy. Thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi. Tuân theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử. Đồng thời, nó không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Ngoại trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Bài viết ở trên đã giúp Doanh nghiệp có những căn cứ cơ bản trong việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Để việc sử dụng Hóa đơn điện tử thuận tiện và dễ dàng nhất. Doanh nghiệp có thể lựa chọn Phần mềm hóa đơn điện tử M-INVOICE của VACOM.