Những Điều Cần Chú Ý Khi Tạo Lập Hóa Đơn Điện Tử

Khi mới chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn trong một số vấn đề về tạo lập hóa đơn điện tử. Tổ chức, doanh nghiệp cần nắm rõ những thông tin, thủ tục về hóa đơn điện tử để quá trình quản lý, khởi tạo và xuất hóa đơn được thuận tiện.

 Những điều cần biết khi tiến hành tạo lập hóa đơn điện tử

• Quy cách ký hiệu viết tắt trên hóa đơn điện tử

Phần tiêu thức của hóa đơn điện tử bao gồm Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán không bị han chế số ký tự như đối với hóa đơn giấy. Quy cách viết tắt khi tạo lập hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 16, mục 2 khoản B của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành nghị định số 1/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010, nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về quy định hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

• Quy định về số lượng trang của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có định dạng điện tử nên không có quy định về số dòng trên một hóa đơn. Trong Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định:

Trường hợp khi kinh doanh hàng hóa,cung ứng dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau: Người bán hàng ghi liên tiếp số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”

Khi hóa đơn điện tử có số trang nhiều hơn 1 thì phần đầu trên trang sau của hóa đơn sẽ hiển thj cùng số hóa đơn như trang đầu, cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua, ben bán bằng Tiếng Việt không dấu theo công thức:  “tiep theo trang truoc – trang X/Y” trong đó X là số thứ tự của trang, Y là tổng số trang của hóa đơn.

• Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hình thức hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất nhằm đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần đảm bảo những yêu cầu như sau:

+ Đảm bảo tính toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc

+ Có ký hiệu riêng xác nhận hóa đơn này được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Có dòng chữ  phân biệt với hóa đơn giấy thông thường (Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử)

+ Có đầy đủ chữ ký và họ tên của người đại diện bên bán.

• Lùi ngày xuất hóa đơn điện tử

Một trong những điều doanh nghiệp cần chú ý khi tạo lập hóa đơn điện tử chính là mọi hành vi lùi ngày xuất hóa đơn điện tử hay hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Điều luật này được quy định tại Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính. Hóa đơn điện tử cần đảm bảo ghi đúng thời gian khởi tạo và xuất hóa đơn.

2. Phần mềm tạo lập hóa đơn điện tử chuyên nghiệp

Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice là đơn vị chuyên nghiệp, uy tín được Tổng cục Thuế chứng nhận. M-invoice sở hữu những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và triển khai phần mềm kết hợp với các chuyên gia hàng đầu trong ngành thuế, đội ngũ kỹ sư trẻ giàu nhiệt huyết mang đến cho doanh nghiệp và tổ chức một phần mềm tiện ích, dễ sử dụng và hỗ trợ tối ưu cho quá trình quản trị, kinh doanh của doanh nghiệp. Các nhân viên tư vấn khách hàng luôn sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng 24/7

Việc triển khai tạo lập hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu của mọi tổ chức và doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ các quy định, Thông tư, nghị định của Bộ Tài chính nhằm tránh xảy ra sai sót, vi phạm hành chính.