Các cấu hỏi thường gặp trong hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì ?

Trả lời:

• Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư 32 .
• Phương pháp tạo Hóa đơn điện tử:

1. Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
2. Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua. Theo thực tế: Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Hoá đơn điện tử là 1 trong 5 hình thức Hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ và là 1 trong 2 hình thức về Hóa đơn điện tử. Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, HDDT được tạo lập trên thiết bị điện tử (theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và Cơ Quan Thuế). Hóa đơn giấy: là những loại hóa đơn mua của cơ quan thuế, Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in.

 Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống ?

Trả lời:

• Giảm chi phí phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn
• Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế
• Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi điện tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thẻ yêu cầu cấp lại hóa đơn
• Quá trình thanh toán nhanh hơn
• Góp phần bảo vệ môi trường

 Hóa đơn điện tử có mấy liên?

Trả lời:

• Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên.

 Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý,truyền và lưu trữ bằng phương tiện điện tử có phải là hóa đơn điện tử không?

Trả lời:

• KHÔNG, Vì Hóa đơn điện tử phải được lập ở dạng điện tử.

 Hóa đơn điện tử có giới hạn số dòng của hàng hóa không ?

Trả lời:

• KHÔNG. Hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng, Nếu số dòng vượt quá 1 trang thì hóa đơn được hiểu là hóa đơn nhiều trang.

 Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào?

Trả lời:

• Hóa đơn xuất khẩu;
• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn bán hàng;
• Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lạp theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan

 Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài) được không?

Trả lời:

• Hoàn toàn được
• Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chứ tiếng Việt.

 Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?

Trả lời:

- Căn cứ vào ký hiệu Liên tại Mẫu số hóa đơn. VD: 01GTKT3/001 -> Hóa đơn giấy hoặc 01GTKT0/001 -> Hóa đơn điện tử

- Căn cứ vào Số Serial, Ký hiệu trên Hóa đơn:

• Số serial của Hóa đơn điện tử: VC/18E
• Số serial của Hóa đơn đặt in (giấy): VC/18P

- Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy phải có chữ ” HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”

-Chữ ký:

• Hóa đơn điện tử: Chữ ký số tại mục Thủ trưởng đơn vị hoặc Giám đốc
• Hóa đơn giấy: Ký tay

 Tính pháp lý hóa đơn điện tử?

Trả lời:

• Hóa đơn được thông báo phát hành với Cơ quan thuế:
• Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
• Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.
• Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.

Được quy định tại:

• Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010
• Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014
• Thông tư 32/2011/TT- BTC ngày 14/03/2011

 Việc viết tắt trên HĐĐT có gì khác biệt với các hình thức hóa đơn khác không?

Trả lời:

• Đối với Hóa đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” không bị hạn chế số ký tự như đối với các loại hình thức hóa đơn khác và phù hợp với nội dung Điều 16, mục 2 khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010.

 Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định hàng hóa đi đường phải có hóa đơn đỏ thì phải làm thế nào?

Trả lời:

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

 Trường hợp doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn giấy thì có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên HĐĐT chuyển đổi sang giấy hay không?

Trả lời:

• Theo quy định về In chuyển đổi thì DN Phải đóng dấu lên Hóa đơn chuyển đổi. đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC
• Tuy nhiên, nếu DN đã được phép miễn đóng dấu lên hóa đơn giấy, DN có thể làm công văn đến CQT quản lý trực tiếp để được miễn đóng dấu nếu CQT xem xét thấy phù hợp.