QUY TRÌNH LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Một trong những ưu điểm vượt trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định để đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đúng cách, đúng định dạng và đầy đủ cơ sở pháp lý.

Ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam nhận thức được những lợi ích vượt trội của hóa đơn điện tử và sử dụng hình thức này thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Khả năng lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử chính là lợi ích nổi bật, dễ thấy nhất. Việc này không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hóa đơn.

Để đảm bảo lưu trữ hóa đơn đúng cách và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý một số thông tin dưới đây.

1. Tại sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/ phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.

2. Định dạng của hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song 2 file PDF và XML. Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là file dữ liệu hóa đơn.

File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

File PDF thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.

3. Hóa đơn như thế nào là đủ điều kiện để lưu trữ?

Trước khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng một số điều kiện dưới đây:

Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử:  Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể, hóa đơn điện tử có đầy đủ cơ sở pháp lý nếu đảm bảo đồng thời các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
  Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Nội dung này được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP. Các quy định quan trọng mà doanh nghiệp nên lưu ý là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn….

Hình thức hóa đơn: Hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.

Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hiện nay, các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và đa dạng, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, an toàn, dễ dàng tra cứu, truy xuất.

4.1. Với hóa đơn đầu vào

• Danh bạ Email nhà cung cấp (để thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu sau này)
• Lưu vào một Email riêng (Email này thông báo cho bên bán để bên bán xuất hóa đơn gởi hóa đơn cũng như thông báo xuất hóa đơn điện tử)
• Lập thư mục Google Driver với chính Email nhận đó
• Khi nhận được email thì tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính hoặc copy ra thêm ổ cứng lưu trữ ngoài(tránh máy tính bị hư hỏng ổ cứng), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, Tên người bán, Số hóa đơn  sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào (để thuận tiện cho việc tìm kiếm hóa đơn tra cứu)
• Upload lên thư mục Google Driver theo tháng /quý/năm...
• Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Driver

4.2. Với hóa đơn đầu ra

1. Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính
2. Tạo một Email riêng chuyên để xuất hóa đơn cho khách hàng 
3. Lập thư mục Google Driver với chính Email gởi đó.
4. Ngoài ra nhà cung cấp giải pháp hóa đơn họ vẫn thường xuyên lưu trữ backup dữ liệu dữ phòng (hoặc định kỳ xin nhà cung cấp file backup dự phòng lưu trữ thêm)
5. Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu hóa đơn lên Google Driver hoặc copy vào USB hoặc máy tính khác để lưu trữ.

Theo quy định thì nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ lưu trữ 10 năm tờ hóa đơn điện tử - Tuy nhiên việc bản thân doanh nghiệp chủ động lưu trữ tránh rủi ro .

Để được tư vấn chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty Cổ Phần VACOM

Địa chỉ: Tòa nhà Hud building, 159 Điện Biên Phủ, P.15, Q. Bình Thạnh, Tp.HCM
Hotline: 0931.133.233 hoặc 0947.014.014
Tel: 028.3514.4946
Website: http://hoadondientu.vacom.vn